Statuten en aandeelhoudersovereenkomsten vervullen verschillende juridische functies

Een Nederlandse besloten vennootschap wordt doorgaans beheerst door twee documenten. In de statuten staan de vennootschapsrechtelijke regels, de organen van de vennootschap en de rechten die aan de aandelen zijn verbonden. Een aandeelhoudersovereenkomst legt de commerciële afspraken tussen de aandeelhouders en, waar passend, de vennootschap zelf vast.

De vraag is niet eenvoudigweg welk document "wint". De vraag is of de relevante verplichting de vennootschap, haar organen, een aandeelhouder en derden bindt, en wat volgt bij schending. De documenten moeten als één samenhangend geheel worden gelezen, maar zij hebben een verschillend juridisch karakter en verschillende remedies.

Vennootschapsrechtelijke regels en contractuele toezeggingen

De statuten zijn een vennootschapsrechtelijk instrument en worden doorgaans objectief uitgelegd, met nadruk op de tekst en de functie ervan in een document dat derden kan raken. Een aandeelhoudersovereenkomst is een overeenkomst en wordt uitgelegd volgens de Haviltex-maatstaf, die kijkt naar de betekenis die partijen in de gegeven omstandigheden over en weer redelijkerwijs aan de bewoordingen mochten toekennen. Dit onderscheid is met name van belang als de commerciële bedoeling van partijen niet in de akte is overgenomen.

Een aandeelhoudersovereenkomst bindt normaliter alleen haar partijen. De vennootschap wordt niet contractueel gebonden louter omdat haar aandeelhouders onderling iets zijn overeengekomen. Als medewerking of handelen van de vennootschap noodzakelijk is, moet zij partij worden bij de overeenkomst voor zover dat juridisch en commercieel passend is. Daarbij behoudt het bestuur zijn eigen wettelijke verantwoordelijkheid.

Het vennootschapsrechtelijke effect van een aandeelhoudersovereenkomst is genuanceerder dan het etiket "privaatrechtelijke afspraak" doet vermoeden. De overeenkomst kan de beoordeling van redelijkheid en billijkheid onder art. 2:8 BW, de uitoefening van vennootschappelijke bevoegdheden of de geldigheid van gedrag in een specifiek geval beïnvloeden. Dat effect hangt af van de partijen, de inhoud, de kennis van de vennootschap en de overige omstandigheden. Een contractuele bepaling mag daarom niet in de plaats komen van een statutaire bepaling als vennootschapsrechtelijke werking nodig is.

Benoemingen, voordrachten en stemafspraken

Benoemings- en voordrachtsrechten moeten passen binnen het vennootschapsrechtelijke kader. Dat een vennootschap tot een groep behoort, geeft op zichzelf nog geen zeggenschapsrechten. De wet regelt de algemene vergadering en het stemrecht, en de statuten kunnen binnen de wettelijke grenzen verplichtingen, eisen en voorwaarden aan aandelen verbinden.

Een aandeelhoudersovereenkomst kan partijen verplichten te stemmen voor een voorgedragen bestuurder of zich in te spannen voor een benoeming. Zij kan niet op zichzelf het wettelijke en statutaire proces wijzigen waarlangs de vennootschap die bestuurder benoemt. Als een voordrachtsrecht de vennootschapsrechtelijke besluitvorming moet binden, moeten de statuten de vereiste besluitvormingsroute bevatten en moet de aandeelhoudersovereenkomst regelen hoe partijen die route zullen gebruiken.

Stemovereenkomsten zijn in het algemeen afdwingbaar als overeenkomst tussen de partijen daarbij. Een aandeelhouder die in strijd met de overeenkomst stemt, kan aansprakelijk zijn wegens een toerekenbare tekortkoming. Het vennootschapsrechtelijke besluit kan niettemin standhouden als het is genomen in overeenstemming met de statuten en het toepasselijke recht, tenzij de omstandigheden grond geven voor een vennootschapsrechtelijke voorziening.

Artt. 2:14 en 2:15 BW laten zien waarom dat onderscheid in de praktijk telt. Een besluit dat in strijd is met dwingend recht of de statuten kan nietig of vernietigbaar zijn op grond van de desbetreffende bepaling. Een besluit dat aan beide voldoet, maar in strijd is met een aandeelhoudersovereenkomst, is niet automatisch ongeldig louter omdat de overeenkomst is geschonden. Bij het opstellen moet daarom worden bepaald welk gevolg nodig is: contractuele schadevergoeding, een stemtoezegging, een statutenwijziging of een combinatie daarvan.

Overdrachten, drag- en tag-rechten

Overdrachtsbeperkingen laten zien waarom beide documenten doorgaans nodig zijn. Art. 2:195 BW biedt het kader voor overdrachtsbeperkingen en de blokkeringsregeling. Een beperking die bedoeld is de geldigheid van een overdracht te beïnvloeden, hoort in de statuten in een vorm die aansluit bij dat kader.

Een aandeelhoudersovereenkomst kan commerciële verplichtingen rond een overdracht toevoegen, waaronder drag, tag, toegestane overdrachten, toetreding en concurrentiebedingen. Zij kan ook koopopties en prijsmechaniek bevatten die niet in de statuten thuishoren. De overeenkomst moet regelen wat er gebeurt als een verkrijger niet toetreedt, en de statuten moeten waarborgen dat het vennootschapsrechtelijke overdrachtstraject de contractuele verdeling niet ondermijnt.

Art. 2:192 BW staat toe dat verplichtingen via de statuten aan aandelen worden verbonden, onder de daarin gestelde voorwaarden. Dit kan nuttig zijn als een verplichting het aandeel moet volgen en niet een toezegging van de oorspronkelijke aandeelhouder moet blijven. De keuze vergt zorgvuldige analyse omdat een verplichting in de statuten zichtbaarder en minder flexibel is dan een onderlinge contractuele toezegging.

Een notarieel afstemmingsproces

Een goed afstemmingsproces begint met één matrix, niet met parallelle redactie. Die matrix vermeldt elk commercieel punt, benoemt degene op wie de verplichting moet rusten, geeft aan of derdenwerking of vennootschapsrechtelijke geldigheid vereist is, en wijst het punt toe aan de statuten, de aandeelhoudersovereenkomst of beide. Vervolgens worden definities, drempels, kennisgevingen, waarderingsbepalingen en geschillenmechanismen in beide documenten gecontroleerd.

In het notariële traject moeten de definitieve statuten, de aandeelhoudersovereenkomst, het aandeelhoudersregister, de besluiten van het bestuur en de algemene vergadering, de volmachten en de toetredingsdocumenten worden beoordeeld. Wordt het ene document gewijzigd, dan moet ook het andere opnieuw worden bekeken. Dit is bijzonder belangrijk bij financieringsrondes, managementparticipatie, wijzigingen in de bestuurssamenstelling en elke overdracht met een nieuwe aandeelhouder.

De praktische toets is eenvoudig. De akte bevat de regels die de vennootschap moeten organiseren en die werking moeten hebben jegens de betrokken vennootschapsrechtelijke kring. De aandeelhoudersovereenkomst bevat de onderlinge commerciële afspraken en kan detail, vertrouwelijkheid en remedies toevoegen. Waar hetzelfde punt in beide voorkomt, moet de formulering de rollen verdelen, zodat er geen twee tegenstrijdige instructies ontstaan.