Raad van commissarissen

De raad van commissarissen houdt toezicht op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken in de vennootschap en de met haar verbonden onderneming en staat het bestuur met raad terzijde. Bij de vervulling van hun taak richten de commissarissen zich naar het belang van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming.

Commissarissen richten zich naar het belang van de vennootschap en niet naar dat van een bepaalde aandeelhouder, en daar beginnen de meeste meningsverschillen over het handelen van een raad van commissarissen. Op een door een investeerder voorgedragen lid rust dezelfde verplichting als op elk ander lid, en een lid dat de instructies van de voordragende aandeelhouder opvolgt tegen het belang van de vennootschap in, loopt aansprakelijkheidsrisico op grond van art. 2:9 BW. Naast zijn toezichtstaak neemt de raad ook deel aan de besluitvorming van de vennootschap zelf: hij keurt de besluiten goed die de wet of de statuten aan hem voorbehouden, en benoemt en ontslaat het bestuur als het structuurregime van toepassing is.

Het benoemingsproces legt de basis voor een effectief functionerende raad van commissarissen. Dat betekent een schriftelijk profiel dat de competenties beschrijft die de raad nodig heeft, gelet op de strategie en de risico's van de onderneming, en niet een algemene lijst; een opvolgingsplan met een rooster van aftreden zodat de raad niet in één keer wisselt; en een doordacht standpunt over onafhankelijkheid. De Nederlandse Corporate Governance Code stelt onafhankelijkheidscriteria voor beursvennootschappen, maar de onderliggende vraag geldt voor elke onderneming met externe aandeelhouders: een raad die volledig is samengesteld uit door aandeelhouders voorgedragen leden moet nadenken over de manier waarop hij onafhankelijk toezicht houdt op een transactie die diezelfde aandeelhouders willen.

Onder het structuurregime heeft de ondernemingsraad een versterkt aanbevelingsrecht voor een derde van de zetels; daarnaast kunnen zowel de algemene vergadering als de ondernemingsraad kandidaten aanbevelen, en kan de algemene vergadering de voordracht van de raad van commissarissen met de wettelijke meerderheid afwijzen. Ook als het regime niet van toepassing is, levert het betrekken van de ondernemingsraad bij het profiel en het proces doorgaans een betere en soepelere benoeming op.

Er gelden twee wettelijke regelingen, elk met een eigen reikwijdte. Het ingroeiquotum vereist dat de raad van commissarissen van een Nederlandse NV die is toegelaten tot de handel op een gereglementeerde markt voor ten minste een derde uit mannen en voor ten minste een derde uit vrouwen bestaat. Zolang die verhouding niet is bereikt, is een benoeming die daaraan niet bijdraagt nietig, behoudens beperkte uitzonderingen, en de zetel blijft onbezet, zonder dat dit de geldigheid van besluiten van de raad van commissarissen aantast. Bij een vennootschap met een one-tier board geldt deze eis voor de niet-uitvoerende bestuurders.

Het streefcijferregime is van toepassing op vennootschappen die volgens de wettelijke groottecriteria als groot gelden. Een vennootschap die binnen het toepassingsbereik valt, stelt passende en ambitieuze streefcijfers vast voor de man-vrouwverhouding in het bestuur, de raad van commissarissen en het senior management, stelt een plan vast om deze te bereiken, en rapporteert jaarlijks aan de SER, met een toelichting op elk niet-behaald streefcijfer. Het gaat om vaststellen, plannen, rapporteren en toelichten, niet om het halen van een bepaald getal. In de praktijk werkt dat al door in de eerste kandidatenlijst, ruim voordat een benoeming aan de algemene vergadering wordt voorgelegd.

Een auditcommissie kan de cijfers, de interne beheersing en de externe accountant kritisch onder de loep nemen zonder dat de voltallige raad aanwezig is, en de accountant spreken zonder het bestuur. Een bezoldigingscommissie bereidt het beloningsbeleid en de individuele beloningspakketten voor, en daar zijn de tegenstrijdige belangen het scherpst. Een selectie- en benoemingscommissie behandelt profiel, opvolging en evaluatie. Bij kleinere raden staan commissies mogelijk niet in verhouding tot het werk. Wij adviseren dan het werk in de voltallige raad te doen, met vaste tijd op de agenda, en geen commissies op te richten die alleen voor de vorm bijeenkomen.

Elke commissie hoort een reglement te hebben dat haar mandaat, samenstelling, vergaderfrequentie, informatierechten en rapportagelijn naar de voltallige raad vastlegt. Het reglement doet er het meest toe als een commissie een moeilijke taak heeft, en juist dan mag over haar bevoegdheid geen discussie bestaan.

Het bestuur moet de raad van commissarissen de informatie verschaffen die hij nodig heeft om zijn taak te vervullen, en moet dit tijdig doen en niet alleen op verzoek. De artt. 2:141 en 2:251 BW vereisen ten minste eenmaal per jaar schriftelijke mededeling van de hoofdlijnen van het strategisch beleid, de algemene en financiële risico's, en het beheers- en controlesysteem van de onderneming. Wat de raad boven dat wettelijke minimum ontvangt, is een kwestie van protocol: een vaste rapportagekalender, een overeengekomen pakket vergaderstukken, en toegang tot de interne auditfunctie en de externe accountant zonder dat daarvoor telkens een besluit nodig is.

De raad van commissarissen draagt naast die verplichting een eigen plicht, namelijk om te vragen naar wat ontbreekt en aan te dringen op antwoorden als de verstrekte informatie onvolledig of laat is. Een jaarlijkse zelfevaluatie, met ongeveer eens in de drie jaar een extern begeleide beoordeling, is het middel waarmee een raad die discipline blijft toetsen. Als het toezicht later wordt onderzocht, is de vraag zelden of informatie is achtergehouden, maar of de raad van commissarissen dit heeft opgemerkt en daarop heeft gehandeld. Het antwoord daarop staat in de notulen.