Transparantie en verslaggeving

De verslaggevingsverplichtingen van een Nederlandse vennootschap komen voort uit verschillende regimes tegelijk. Het wettelijke bestuursverslag en de jaarrekening zijn geregeld in Titel 9 van Boek 2 BW. Duurzaamheidsverslaggeving valt onder het toepasselijke Nederlandse en Europese kader, waaronder de CSRD. Vennootschappen waarop de Code van toepassing is, nemen daarnaast een corporate-governanceverklaring op. Voor beursvennootschappen komen daar een beloningsverslag en beloningsbeleid bij, country-by-country reporting voor zover van toepassing, en de openbaarmakingen via de AFM op grond van het transparantieregime en de regels over voorwetenschap.

De lastigere vragen op dit terrein gaan zelden over het invullen van een voorgeschreven sjabloon. Zij gaan over hoe informatie over een gevoelig onderwerp wordt bekendgemaakt zonder daarmee extra risico te creëren, en hoe openbaarmakingen over opeenvolgende jaren consistent en verdedigbaar blijven als zij in samenhang worden gelezen. Een openbaarmaking die op zichzelf juist is maar niet strookt met wat de vennootschap het jaar daarvoor heeft gezegd, trekt juist de aandacht. Daarom horen elk jaar dezelfde mensen de gevoelige onderdelen op te stellen.

Elke Nederlandse BV en NV moet een jaarrekening opstellen, vaststellen en publiceren. Bij een vennootschap zonder effecten op een gereglementeerde markt stelt het bestuur deze op binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar. De algemene vergadering kan die termijn op grond van bijzondere omstandigheden met ten hoogste vijf maanden verlengen en stelt de jaarrekening vervolgens vast. Publicatie bij het Handelsregister moet volgen binnen acht dagen na vaststelling en in elk geval binnen twaalf maanden na afloop van het boekjaar. De vereiste inhoud hangt af van het grootteregime, micro, klein, middelgroot of groot, en kleinere vennootschappen deponeren aanzienlijk verkorte jaarrekeningen.

Art. 2:248 BW is de reden om dit op bestuursniveau te bewaken en niet als boekhoudkundige taak te behandelen. Niet tijdig publiceren levert in een later faillissement, behoudens een onbelangrijk verzuim, onweerlegbaar onbehoorlijke taakvervulling op, en vestigt het vermoeden dat deze een belangrijke oorzaak van dat faillissement is. Voor de wettelijke plicht om een behoorlijke administratie te voeren geldt hetzelfde. Tijdige publicatie en een behoorlijke administratie beschermen bestuurders dus ook persoonlijk.

Duurzaamheidsverslaggeving onder de CSRD is aanzienlijk ingeperkt. Het Europese Omnibus I-pakket heeft de drempels voor het toepassingsbereik fors verhoogd, zodat CSRD-verslaggeving in hoofdlijnen alleen geldt voor grote ondernemingen, met overeenkomstige regels voor niet-EU-groepen met activiteiten in de EU. Ook de bepalingen over assurance en de waardeketen zijn herzien. Het bijbehorende zorgvuldigheidsregime onder de CSDDD geldt alleen voor de grootste ondernemingen.

Omnibus I heeft de verplichting uit de CSDDD om een klimaattransitieplan vast te stellen geschrapt, zodat transitieplannen vooral van belang zijn voor de openbaarmaking onder de CSRD. Als CSRD-verslaggeving van toepassing is, kan transitieplanning een rol spelen in de duurzaamheidsinformatie die de onderneming openbaar maakt. De toepasselijke CSRD-rapportagevereisten moeten worden beoordeeld aan de hand van het actuele wettelijke kader.

Voor de wijzigingen gelden eigen omzettingstermijnen. Die termijnen zijn de uiterste grens voor omzetting in nationaal recht, niet de datum waarop de verplichtingen van een Nederlandse onderneming veranderen. De omzetting in Nederlands recht volgt een eigen tijdschema.

Wat een Nederlandse onderneming moet rapporteren, hangt af van de stand van de Nederlandse implementatie, de bestaande bepalingen van Boek 2 BW en het rechtstreeks werkende Europese kader. Een onderneming die beoordeelt wat zij voor een bepaald boekjaar moet rapporteren, moet haar verplichtingen dus aan de hand van die combinatie vaststellen en niet veronderstellen. Ondernemingen onder de drempels krijgen bovendien steeds vaker vergelijkbare informatieverzoeken van afnemers die wel binnen het toepassingsbereik vallen, financiers en investeerders. De verzamelde gegevens kunnen daarom ook voor die verzoeken van waarde zijn.

Registratie van uiteindelijk belanghebbenden op grond van de Handelsregisterwet blijft van toepassing op Nederlandse rechtspersonen. Na een uitspraak van het Hof van Justitie is de algemene publieke toegang tot het register beëindigd. De toegang is beperkt tot bepaalde partijen, waaronder bevoegde autoriteiten en instellingen die onder de Wwft vallen, voor hun eigen cliëntenonderzoek.

De registratieverplichting zelf staat los van de regels over toegang, en zij blijft een praktische horde bij transacties. Notarissen en financiële instellingen verifiëren UBO-registratie als onderdeel van hun eigen cliëntenonderzoek, en een onvolledige of verouderde registratie vertraagt closings. Als een structuur is gewijzigd, of als door indirecte belangen eerst moet worden uitgezocht wie de uiteindelijk belanghebbende is, kan de registratie het best op orde worden gebracht ruim voordat de signing ervan afhangt.